Какие внутренние отделы НКО можно автоматизировать с помощью Битрикс24

Несмотря на значительные внешние отличия от бизнеса, в деятельности третьего сектора происходят очень похожие внутренние процессы: юристы решают спорные вопросы и составляют договоры, бухгалтерия ежемесячно сводит дебит с кредитом, производятся закупки материалов, запускаются маркетинговые кампании. Только для некоммерческих организаций автоматизация всех этих задач — вопрос не только упрощения и ускорения работы, но и экономии бюджета с повышением общей эффективности.

Оптимальный ответ на него — внедрение в работу фонда CRM-системы Битрикс24 (подробнее о её преимуществах для сектора вы можете почитать здесь). Она может стать виртуальным офисом, базой данных и рабочей площадкой, где сконцентрируется коммуникация с донорами, благополучателями и другими сотрудниками НКО. Заявки, пожертвования, переписки, данные для отчётов — всё окажется под рукой в одном месте.

Мы — IT-компания «Подъем», оказывающая услуги по внедрению, поддержке, индивидуальной разработке решений для НКО на платформе Битрикс24. В данной статье расскажем об аспектах автоматизации различных отделов некоммерческих организаций. Также разберём вытекающие из этого решения преимущества.

Первым делом разделим отделы, поддающиеся автоматизации, на две части:

• Общие — идентичные тем, что есть в бизнесе. Сюда относятся юридический, финансовый, управленческий и HR-отдел.

• Специализированные программные. К этой категории относятся отделы, которые характерны только для благотворительных фондов: фандрайзинговый (чаще всего одновременно выполняет функции маркетингового) и целевой (тот, что непосредственно взаимодействует с благополучателями и отвечает за выполнение основной миссии).

Теперь разберём ключевые моменты в автоматизации каждого из этих отделов.

Первое, что здесь можно автоматизировать, — согласование документов. При этом виртуальное визирование будет иметь реальную силу, если это предусмотреть и прописать во внутренних регламентах фонда. Согласовывать в Битриксе возможно абсолютно любые договора: на оказание благотворительной помощи, на сотрудничество с больницей, на предоставление услуг и т.д.

Представим процесс работы с документами в виде цепочки автоматизированных последовательных действий:

Разрабатываются шаблоны к необходимым документам. Их можно настроить так, что все изменяемые поля вроде личных данных, реквизитов, наименования услуги и прочего будут заполняться автоматически по нажатию одной кнопки. Информация будет поступать из заполненных ранее «карточек» со сделками, контактами или благополучателями. К слову, сами «карточки» тоже формируются автоматически.

Юрист фонда формирует с помощью шаблона документ и задает для него цепочку согласования. Он указывает по порядку ответственных сотрудников, которые должны ознакомиться с текстом и дать своё заключение.

Документ попадает к каждому указанному в цепочке сотруднику. Тот либо просто ставит отметку о согласовании, либо пишет комментарии/делает правки.

Документ становится согласованным или со всеми правками и комментариями попадает обратно к юристу. На данном этапе мы можем расписать для вас самые разные сценарии автоматизации — от выполнения автоматических задач после прихода документа к кому-то из сотрудников до формирования промежуточных отчётов в момент прохождения документом определённого этапа.

Чем ещё поможет юридическому отделу внедрение Битрикс24:

• Появится удобная база данных. Здесь могут храниться абсолютно все документы фонда и история взаимодействий с кем-либо. CRM-система становится полноценным хабом.
• Внутри Битрикса есть собственный редактор вроде «Яндекс.Документов» и Google Docs, который может использоваться для написания, просмотра и редактирования текстовых документов.
• Прямо из системы можно отправлять документы контрагентам, всевозможным компаниям, отдельным физическим лицам.
• Есть возможность установки сроков на выполнение поставленных задач. Например, при упомянутом согласовании документов.

Для финансового отдела актуальны все те же преимущества автоматизации документооборота, что и для юридического. Меняется только формат документов — помимо договоров, здесь есть платёжные поручения, счета-фактуры, квитанции, расчётные листки по заработной плате и т.д. Всё это может точно так же курсировать внутри отдела и автоматически передаваться от сотрудника к сотруднику и за пределы фонда.

Однако для финансового отдела открывается еще больше дополнительных возможностей — наша компания ООО «Подъем» может легко интегрировать Битрикс24 с «1С:Бухгалтерия». В итоге автоматизируется обмен любыми данными между этими двумя сервисами: квитанции, платёжные поручения, информация о поступлении и расходовании средств и многое другое.

Еще одна функция — возможность выставления через Битрикс счетов. Автоматизации может подлежать цепочка действий:

1. В Битриксе с помощью заранее разработанного шаблона формируется счёт на оплату.
2. Счёт направляется контрагенту — тот производит оплату.
3. Информация об оплате попадает в «1С:Бухгалтерия».
4. Из «1С:Бухгалтерия» в Битрикс поступает сигнал о транзакции. Статус платежа меняется на «Оплачен». Цепочка замыкается.

Если вам захочется пользоваться функционалом сервиса «1С:Бухгалтерия» прямо в Битриксе, можно установить «Коннектор» (ранее «Бэкофис») 1С. Там работа бухгалтера/финансиста ведётся в режиме одного окна. Функционал в данном случае ограниченный, но часто достаточный.

Благодаря внедрению CRM-системы Битрикс24 в деятельность фонда вы сможете автоматизировать в управленческом (верхнеуровневом) отделе следующее:

• создание виртуальных групп, проектов, чатов;
• постановка задач, их ведение и контроль исполнения;
• любая аналитика (формирование всевозможных отчётов о работе отделов и по нужным критериям, получение сквозных данных по разным направлениям деятельности фонда и т.д.);
• отслеживание загруженности сотрудников и соблюдения дедлайнов.

Представители управленческого отдела могут стать конечными получателями всей отчётности для её анализа, задавать периодичность формирования сводок данных, менять настройки шаблонов и в целом иметь самые широкие функции.

Работа сотрудников, отвечающих за найм персонала, автоматизируется за счёт интеграции со сторонними сервисами и выстраивания внутренних цепочек действий в системе. Ключевые возможности:

• Мы можем интегрировать для вас Битрикс с сервисами по подбору персонала: SuperJob, HeadHunter, Работа.ру, Зарплата.ру, Qugo, Профи, ГородРабот.ру и др. Когда на размещённую вакансию поступит отклик, он автоматически подгрузится в CRM-систему.

• HR-специалист может создать собственную воронку, по которой каждый новый сотрудник будет проходить от момента отклика до полного вхождения в должность. Как вариант, автоматизируется постановка пробных задач, прохождение теста для оценки квалификации, предоставление документа о приёме на работу и т.д.

• Прямо в Битриксе может быть создана база знаний для введения новых сотрудников в должность: инструкции, сценарии, архивы, онбординг-памятки и прочее. Принятый человек без труда и усилий с вашей стороны будет вникать во внутренние дела.

В крупных НКО маркетинговый отдел может быть обособленным подразделением, фокусирующимся на разработке рекламных кампаний, ведении проектов, выполнении задач, отслеживании результатов, обмене документами. Все эти функции мы уже подробно рассмотрели.

Как правило же, фандрайзинговый и маркетинговый отделы в благотворительных фондах объединены в одно целое, поэтому и рассматривать автоматизацию протекающих в них процессов будем обобщённо. Для начала обозначим, что в зависимости от штата сотрудников некоммерческой организации, фандрайзинг может внутри её быть разделён на зоны ответственности:

• частный (обработка пожертвований от частных лиц) и корпоративный (пожертвования приходят от крупных компаний);
• проектный (когда сбор средств ведётся для реализации миссии НКО и помощи благополучателям) или оперативный (средства собираются на покрытие текущих расходов);
• грантовый — работа с поступающими грантами.

Внутри CRM-системы Битрикс24 все эти направления могут быть выделены для работы отдельных групп сотрудников. Автоматизация выстраивается следующим образом:

1. Битрикс интегрируется со всеми необходимыми платёжными сервисами (CloudPayments, Mixplat, ЮКасса и др.).

2. Информация о каждом новом пожертвовании, произведённом через привязанный сервис, поступает в Битрикс в виде сделки и контакта. Сотрудник фонда получает эту информацию в режиме реального времени — даже раньше, чем деньги фактически поступают на счёт фонда.

3. Может быть задан сценарий реагирования на транзакции для повышения конверсии и лояльности. Для этого наша компания ООО «Подъем» производит интеграцию Битрикса с сервисами рассылок (преимущественно — с Unisender).

Если электронный перевод пожертвования по какой-то причине не прошёл, сигнал об этом поступает в CRM-систему, а оттуда — в Unisender. На имя отправителя в течение нескольких минут автоматически формируется и отправляется персональное письмо с сообщением о неудачной оплате и просьбой совершить новую попытку.

Реакцией на удачный платёж может стать письмо с благодарностью для донора и, возможно, дополнительной информацией о фонде и его миссии.

4. Обрабатывается информация обо всех поступающих платежах. Данные собираются в «контакте», то есть привязываются к каждому жертвователю. Фиксируются и суммируются суммы пожертвований, даты, средний чек, информация о рекуррентных платежах по подписке и прочее — достаточно большой пул данных, который фандрайзер может анализировать для будущей работы и дополнительных привлечений денежных средств.

5. Есть возможность проводить сквозную аналитику разных маркетинговых каналов по специальным UTM-меткам. Такие метки помогают отслеживать источники пожертвований и фокусироваться на более «рабочих». Фандрайзер/маркетолог на основании полученных данных может составить отчёт для управленческого отдела и посчитать окупаемость.

Мы работаем с третьим сектором уже 6 лет и точно знаем, как повысить эффективность деятельности НКО. Среди наших клиентов: благотворительные фонды «Линия жизни», «Детские сердца» и «Добрые дела», Фонд борьбы с инсультом «ОРБИ», Фонд борьбы с лейкемией и другие.

Хотите внедрить Битрикс24 и автоматизировать работу своих отделов? Оставляйте заявку на нашем сайте.

Мы также с радостью ответим на все ваши вопросы!

Напишите в комментариях, автоматизацию какого отдела фонда вы считаете самой необходимой.