Кейс по работе с благотворительным фондом «Линия жизни»

Главная

›

Кейс по работе с благотворительным фондом «Линия жизни»

Благотворительный фонд спасения тяжелобольных детей «Линия жизни» — некоммерческая организация, оказывающая адресную помощь детям до 18 лет, жизнь которых находится под угрозой из-за опасных заболеваний.
Фонд финансирует высокотехнологичные операции, приобретение медицинского оборудования, медицинские исследования.
Фонд «Линия жизни» уже более девятнадцати⁠ лет делает достижения медицины доступнее для детей и их родителей, для российских врачей.

Проблема с которой обратился к нам фонд "Линия жизни" была в отсутствии
у НКО единой системы, которая могла бы стать местом для сбора информации
о пожертвованиях и благополучателях, аналитики и постановки задач.

Самописная CRM-система, в которой хранилась вся информация. Сюда поступали заявки
от благополучателей, потом они согласовывались, отправлялись на сборы денежных средств. Здесь же происходило распределение пожертвований и реализовывались воронки лечения/реабилитации детей.
Система была адаптирована под потребности благотворительного фонда, но не подлежала масштабированию. К тому же наблюдались сбои в её работе и ограничения в доступе.
Облачная версия CRM-системы Битрикс24, используемая для фандрайзинга.
Туда выгружались данные о пожертвованиях с сервиса приёма онлайн-платежей CloudPayments, там же они анализировались.
Сеть разрозненных каналов коммуникаций, в которых происходило взаимодействие сотрудников, постановка задач, составление таблиц с отчётами и согласование документов.

объединить все три системы в одной и оптимизировать их работу;
полностью автоматизировать процесс приёма заявок от благополучателей и обеспечить простое отслеживание
любых параметров (дат, сумм, исполнения задач и т.д.);
исключить с помощью автоматизации ряда процессов ошибки сотрудников (например, переход заявки на новую стадию должен был происходить только после совпадения суммы сбора с суммой полученных пожертвований);
интегрировать частный фандрайзинг в новую CRM-систему, чтобы все данные о пожертвованиях хранились в одном месте и могли анализироваться (чтобы была возможность формировать списки по разным параметрам и отправлять их в сервис рассылок Unisender);
оптимизировать коммуникации между сотрудниками, объединив в одном хабе чаты, внешние мессенджеры, почту
и прочие средства связи.

Наша работа началась с составления подробного технического задания для разработки коробочной версии CRM-системы Битрикс24.
ТЗ делилось на несколько этапов, проходило ряд согласований и уточнений. Мы не брали какое-то готовое решение, а создавали именно кастомный продукт, который должен был отвечать потребностям благотворительного фонда «Линия жизни».

Главной трудностью и самым длительным её этапом был перенос всех накопившихся данных со старой базы в новую.
И причина тому — самописная CRM-система, в которой всё это хранилось и доступ к которой был только через VPN. Там все поля для заполнения каких-либо данных разрабатывались с нуля, без использования готовых шаблонов, которые можно было бы применить для выгрузки базы
и развёртывания её на наших серверах.

На этом этапе мы также учли особые пожелания фонда и добавили модулю уникальности. Сотрудник вручную может формировать сегменты жертвователей
по нужным ему параметрам (по дате платежа, его сумме, назначению и т.д.).
Как только задуманный сегмент формируется, достаточно нажать на кнопку, чтобы собранный список был отправлен в Unisender для дальнейшей работы и рассылок.

После заполнения формы и отправки заявки происходит её квалификация сотрудником медицинского отдела. Данные проверяются
на соответствие параметрам, установленным внутренним регламентом фонда, — диагноз, вид необходимого лечения/реабилитации, специализация нужной клиники и т.д.
Собираются и согласовываются документы. Это могут быть дополнительные бумаги от клиники, выставленные счета, договор
на публикацию (например, если планируется размещение информации о сборе на внешнем ресурсе) и т.д.
Открывается сбор денежных средств. Заявка на данном этапе считается одобренной и все данные из карточки ребёнка (имя и фамилия, дата рождения, фото, сумма сбора, история, диагноз и прочая информация) автоматически попадает на посадочную страницу сайта.
Сам сбор также открывается автоматически.

В программе «1С» фонда формируется реестр поступлений от доноров за месяц. Данные по ним выгружаются из сервиса CloudPayments — он производит перевод денежных средств НКО на расчётный счёт по договору. Также в «1С» приходят реестры из личных кабинетов банков (банк-клиентов), в которые поступают пожертвования от корпоративных доноров.
Бухгалтер отправляет этот реестр в виде файла сотрудникам медицинского отдела. Те в 2 клика загружают его в Битрикс.
Данные о пожертвованиях в виде «сделок» попадают в воронку поступлений. Одна сделка — одна сумма пожертвования. Если оно именное, то там же указано, для какого именно ребёнка были отправлены деньги. Вместе с суммами указаны даты платежей и источники (сайт, мероприятие, юрлицо).
Открывается отдельная «сделка» с пожертвованием и нажимается кнопка «Распределить».

В случае, если это именное пожертвование, и сумма сбора на данного ребёнка ещё не собрана, то деньги распределяются только на него. Если для ребёнка уже собрана нужная сумма, то дальнейшее действие зависит от внутренних регламентов фонда на тот момент — деньги могут быть распределены на других детей или оставаться закреплёнными за целевым благополучателем до возвращения его в программу.

Если же деньги нецелевые, то при их распределении открывается список всех детей, ожидающих завершения сбора.
Есть специальное окошко, в котором показано, сколько и на кого осталось собрать, — можно туда вручную вбить всю сумму пожертвования или его часть. Например, на счёт фонда поступили 100 тысяч рублей — они могут быть направлены одному благополучателю в полном объёме или десятерым, по 10 тысяч рублей на каждого.
Когда необходимая сумма сбора для ребёнка совпадает с собранной, происходит автоматический переход на следующую стадию — оплату счёта. Сотрудник фонда передаёт необходимую информацию бухгалтеру.
После оплаты счёта в CRM-систему возвращается платёжное поручение и подгружается в ту же карточку.

В итоге в любом сформированном отчёте по этим датам можно фильтровать данные. Например, просматривать количество детей, пришедших
в программу, или тех, счета по которым были оплачены в конкретном месяце. Сведения НКО может использовать как для внутренней аналитики, так и для каких-то внешних публикаций (в СМИ, блоге, интервью на ТВ, конференциях и т.д.).

Для корпоративных доноров отчёты формируются автоматически и могут быть выгружены для отправки персональным письмом.
В них отображается информация о ребёнке, которому была оказана помощь, с фотографией, диагнозом, названием больницы, где проходило лечение, суммой сбора, суммой пожертвования, всеми отчётными документами (акт, платёжное поручение).

Помимо непосредственной помощи тяжелобольным детям, «Линия жизни» организует сборы денежных средств для покупки редкого оборудования для клиник. На него точно так же составляются заявки, которые попадают в Битрикс24. Оплата оборудования происходит
за счёт организации сборов или путём распределения уставных денежных средств фонда.
«Линия жизни» финансирует специфические исследования для детей, которые попали в ту или иную клинику, если эти исследования
не предусмотрены договором с клиникой. Или, может быть, отсутствуют в медучреждении в принципе. Здесь точно так же создаётся заявка
в виде «сделки», на которую может быть организовано распределение.

Работа с базой данных стала стабильной и быстрой. К ней открыт постоянный доступ,
нет потребности в VPN и других внешних сервисах.
База данных стала структурированной, появились удобные фильтры и нестандартные поля,
расширились возможности для аналитики.
Была полностью исключена необходимость в ручном труде для приёма новых заявок от благополучателей.
Эти заявки теперь автоматически попадают в Битрикс, когда заполняются на сайте, сотрудникам приходят соответствующие уведомления.
Повысилась эффективность работы всего фонда, ведь время на обработку любой информации сократилось в разы.
Это даёт возможность принимать заявки от большего количества детей и вносить ещё более значительный вклад в их здоровое будущее.
Формирование отчётов для крупных доноров стало удобным за счёт автоматизации.
Они создавались и раньше, но требовали корректировки.
Повысилась эффективность фандрайзинга за счёт хранения базы пожертвований в Битриксе.
Аналитика по ним теперь производится не вручную, а автоматически.
Время на сегментирование доноров тоже сократилось. Уменьшилось время на выгрузку и загрузку отдельных сегментов в Unisender.
Сейчас для этого достаточно применить фильтр и нажать кнопку.
Были созданы все условия для комфортной коммуникации между сотрудниками — в Битриксе есть внутренние и внешние чаты, задачники.

Кейс по работе с благотворительным
фондом «Линия жизни»

Этап 1. Перенос данных

Этап 2. Автоматизация фандрайзинга

Этап 4. Автоматизация распределения денежных средств

Этап 5. Аналитика и отчёты

Этап 6. Исследования и оборудование

Выводы о повышении эффективности фонда

БОНУС

ПОЛУЧИТЕ ПРЕЗЕНТАЦИЮ
«УНИКАЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ
ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ВАШЕГО ФОНДА
(СИСТЕМЫ, РАБОТЫ)»
В ПОДАРОК!

Кейс по работе с благотворительнымфондом «Линия жизни»